下载的 PDF 文献应该如何命名?

1.下载的 PDF 文献应该如何命名?

也许这是理工科思维，先花专门的时间去定义，之后就不再考虑按定义来做。

即兴的做法是难以长期保证高效。你的workflow越是连个机器人都能完成，就越高效。

越是要你用模糊智慧去想去回味去条件判断分支，就越低效。现在我介绍一下我的做法。

我的文件夹里最多有两千多篇paper的PDF。我是使用Windows系统和EndNote。

我先简单评价一下我用过的其他文献管理软件：我使用过Zotera、Mendeley、NoteExpress等文献管理软件。我不习惯用Firefox所以是终没有长期使用Zotera,Mendeley的数据库引擎太弱，2000多条记录会死机。

NoteExpress界面风格太国产太乡土太腾讯酷狗芊芊静听。此外，Zotera和Mendeley的citation style要用一个通用语言来手动编写，又不提供编写器。

不过，Zotera和Mendeley是免费的软件，因此在国外很多人只在这两者之中选，并且不乏溢美之辞。关于PDF识别和自动导入：我觉得这一功能本身就完善不了，因为它的对象缺乏严格定义。

假如我的PDF文件是一本书，它能识别导入一条Book或Book Chapter类型的记录吗？用户如果误把一个完全另因的PDF文件交给它去识别，难道它还能弹出提示框说“这不是一篇journal article”并停止导入吗？也就是说，这一功能是要靠用户小心使用去配合的。而且世上也没有严格定义说journal article的PDF文件就该长什么样。

在这个没有形成标准之前，PDF识别导入的功能就注完无法摆脱上述的尴尬。因此我到现在从未依赖过这一功能，也不评价。

在网上新看到的paper，我会先决定这是要收藏还是看过就算。凡是要收藏的，我都不光下载PDF，而是连同导出citation一起做。

这是固定组合动作。所以我有一个pdf文件，EndNote里必然对应着一个文献记录。

当然，假如有不对的，也可以事后发现和补上的，但这种情况不能太多导致你自己都不相信自己。为什么我不在文献管理软件自带的PDF阅读框（器）中阅读论文？我认为世界上功能最完善的PDF阅读器就是台式机系统上安装的Adobe Acrobat Professional。

有一个功能是我找过的任何其他PDF reader所不具备的（Adobe Reader除外）：把同一文件的一个窗口split成上下两半。这样，我上面一半是看正文，下面一半移到文末参考文献的列表，就不会因为临时要翻bibliography而打自正文的阅读思路。

Mendeley和EndNote都有内嵌PDF原文的功能，Mendeley甚至提倡用户直接就在Mendeley里面看PDF文件了，而且网上发现国外有很多使用者觉得这样很好。但是，它不能：画各种颜色各种线型的框、圈、箭头；不能画各种线型的下划线删除线；不能把影印版的PDF文件OCR成一行行的文字以供我使用下划线；不能添加comment。

不能进行给PDF添加页面（为什么要添加页？因为有的paper另外有supporting information，我的习惯是把supporting information加到原paper的PDF末尾，以后就不用麻烦了）。文献阅读器假如没有Adobe或Microsoft这种做巨无霸的suites的决心和能力的话，我觉得不应该往PDF阅读器方向发展，否则只能做出一个鸡肋。

PDF文件的命名：虽说这个完全看个人习惯，但我可以为我的习惯硬找出一些理由来。不管怎么命名，文件名过长是不好的。

因为，在Windows Explorer里面，我习惯使用Details视图。我常用的column除了Name之外还有Date Modified、Type和Size。

我经常变换以Name排序和以Date Modified排序，偶尔会以Type排序因为有时我的文件夹里会有少量MS Word文件和压缩文件。因此，如果文件名太长，要么Name的宽度就会很长把其他column推到屏幕外边去你得把scroll bar移过去才看到，要么就是Name的宽定不足以显示整个文件名你搞那么长也搞不全。

选择能够唯一标识一篇paper的最少信息组合来做文件名。我的做法是期刊名缩写+卷号+首页。

其他信息都是多余的。例如：我不需要看到文件名就大概知道这篇文章讲什么。

因为我文件夹里每一个PDF在EndNote里都有记录。我在EndNote里浏览标题，遇到想看全文的，根据记录的期刊名、卷号和首页，就自然能在文件夹里找到相应的pdf文件。

就算有两千多个文件，按Name排序，也能很快找到。有时你上网看到一篇相关的，你都不知道自己是否已经有了。

这时通过EndNote就能很快查出来，在EndNote里我有两种排序方式。第一种是按Journal Name、Year、Volume、Page的次序，第二种就是把Journal Name和Year调一下，其他不变。

按期刊排有利于检查一篇paper你是否已经有了，因为唯一标识这篇paper的最少信息组合首先就是Journal Name。按年份排则有利于写综述之前的文献阅读，方便你撰写研究历史。

2.批量文件改名

从要求看，直接的软件可能没有。

如果写软件的话，也不是很难。这里我写了一个宏来处理。

软件：UltraEdit-32 13.10（处理文本文件的有力工具） 脚本： c 宏命令 操作 1、启动UltraEdit-32 2、加载 c 宏 3、新建一个空白文本文件，保存名为：end 4、然后手动一次性全部打开要处理的：新建 文本文档/新建 文本文档 （2）/新建 文本文档 （3）。

5、直接运行rename宏 执行的效果是重新建立了一批改好名字的文档。这样一是比较好处理，二是不破坏原始文件，处理的不好，还可以再来。

没有设计错误处理。所以请严格照步骤来做。

否则可能中间出错 执行宏之前，清空剪切板里面的内容。

3.ppt中的表格如何命名

插入word里的excel重命名：

右键点击word里的excel图标选择工作表对象，选择转换，选择更改图标，在提注里填写需更改的文件名确定即可。

在word中插入excel文件：

首先要打开word文档，在word的左上角有个“插入”的工具的选项；

按指示，插入对象（excel文件属于对象）；

点击对象后，选择excel文件，点击浏览从文件夹中选择需要插入的excel文件，选中后选择插入即可。