Word中大纲的使用技巧?

1.Word中大纲的使用技巧?

对于一篇比较长的文档，详细地阅读它并弄清楚它的结构内容是一件比较困难的事。使用大纲视图可以迅速了解文档的结构和内容梗概。因为大纲视图可以清晰地显示文档的结构，如图6-8 所示。其中，文档标题和正文文字被分级显示出来，根据需要，一部分的标题和正文可以被暂时隐藏起来，以突出文档的总体结构。可以通过文档视图来浏览这个文档以把握文档的总体结构，然后再详细了解文档的各部分。

用户在创作一篇文档时，可以先在大纲视图中列出它的提纲和各级标题，然后再根据提纲逐步充实文档的内容。在大纲视图中，在每个标题的左边都显示了一个符号。表示带有下一级标题（包括子标题和正文）。表示不带有下一级标题。

正文是大纲中除标题以外的任何段落文字。在大纲视图中，段落左边的小方框，表示该段落为正文。正文可以看成是最低一级的标题。

要显示文档的大纲，首先切换到大纲视图。单击【视图】菜单中的【大纲】菜单项，或者单击水平滚动条中的【大纲视图】按钮，可以切换到大纲视图。

6.2.1 在大纲视图中组织文档

有两种方法可以组织文档大纲：

(1)使用大纲视图中输入标题的方法组织文档，在重新组织标题和子标题时，Word 会自动为标题设置内置标题样式。可以将该文档大纲折叠，以便只显示需要查看的标题。

(2)在大纲样式编号列表中输入标题和子标题。文字必须设置为内置标题样式。为各个标题指定大纲级别。由此建立分层结构的文档，然后可以在大纲视图或文档结构图中编辑该文档。这样可以不改变文字的显示方式。

6.2.1.1 用输入标题的方式组织大纲

使用大纲视图组织新文档的过程是先输入文档的各级标题，在建立合适的文档组织结构后，再添加详细的正文即可完成文档的编辑。具体的操作步骤如下：

(1)建立新的文档，并切换到大纲视图中。

(2)输入各个标题，刚输入的标题Word 会自动设为内置标题样式“标题1”。输入完毕后，按Enter 键可以输入下一个标题。

(3)如果将标题指定到别的级别并设置相应的标题样式，可以利用【大纲】工具栏中的升降级按钮。也可以利用拖动标题前面的符号或的方法来实现：如果想将标题级别降至较低级别，向右拖动符号；如果想将标题升级至较高级别，请向左拖动符号。

(4)在建立满意的文档组织结构后，切换到普通视图或页面视图以添加详细的正文内容

2.如何快速设置word大纲级别?

用大纲级别结合文档结构图快速定位

我们在Word中打开一篇文档，在菜单栏上选择“视图

→文档结构图”，如果这篇文档已经设置好各级大纲级别，

我们可以在左边的文档结构图中看见很多分好级别的目录。

这时如果我们在左侧的文档结构图中点击一个条目，那么

在右侧的文档中，光标就会自动定位到相应的位置。

利用文档结构图的这一功能查阅文档（特别是长文档）的

时候会非常方便。

也许有的朋友会说，我打开的文档在文档结构图中怎么看不到条目？那是因为这篇文章没有设置大纲级别，除“正文文本”级别的段落不出现在文档结构图中外，其它级别的段落都会排列在文档结构图中。

这种排列有从属关系，也就是说，大纲级别为2级的段落从属于1级，3级的段落从属于2级……9级的段落从属于8级。在文档结构图中，点击条目前面的“-”号或 “+”号，可以把有从属关系的条目折叠或展开，这种方法与Windows资源管理器左窗格中的目录和子目录的操作方法有点相似。

明白了上述原理，我们就可以给文档中的章节标题设置好大纲级别，以便利用文档结构图快速查看文档。在实际应用中，我发现有些人利用格式刷给章节标题设置大纲级别，这的确是一种不错的方法，但这并不是最好的方法。因为我们一般都是用“样式”来给文档排版的，而段落的“样式”中本身就包括了大纲级别的设置，所以，我们只要给段落应用了正确的“样式”，段落的大纲级别也就自动地设置了。

那么我们应该怎样设置一篇文章的大纲级别呢？下面我们就来介绍设置方法和技巧。

二、在大纲视图中设置大纲级别

那么我们应该怎样设置一篇文章的大纲级别呢？

现在我们打开一篇文档，点击水平滚动条上的“大纲视图”按钮，把文档切换到大纲视图。在大纲视图中，在文档中的每一段落前面都显示有一个标记，其中小正文形的标记表示该段落的大纲级别为“正文本文”，类似“+”的标记表示该段落的大纲级别非“正文文本”。

我们把光标定位在一个“+”标记的段落前，在大纲工具栏上点击“折叠”按钮，可以把从属在它下面的其它级别的段落和“正文文本”逐层折叠起来，完全折叠后，该段落的下面会出现一条类似波浪线的下划线。同样的道理，点击工具栏上的“展开”按钮，也可以把从属在该段落下面的其它段落逐层展开。

在大纲视图中，除了可以使用折叠和展开的方法快速地查阅文档，我们还可以利用它重新组织文档和快速地改变段落的大纲级别。

1.重新组织文档

先把段落下面的内容完全折叠起来，如图4所示，单击“将文档另存”前面的“+”标记选中这个段落，然后点击大纲工具栏上的“向下移动”按钮，这时，文档中的“将文档另存”和下面的“取消嵌入TrueType字体”就互相交换了位置。

点击大纲工具栏上的“展开”按钮，展开这两个段落下面的内容，你会惊奇地发现，下移后的“将文档另存”下面的内容还是原来的内容，原来排在“将文档另存”下面的“取消嵌入TrueType字体”中的全部内容，现在也排在了“将文档另存”的上面。利用这种方法，可以快速地重新组织文档内各部分的内容，这可比用剪切、粘贴的方法方便多了。

2.改变段落的大纲级别

把光标定位在一个大纲级别为“正文文本”的段落前，在大纲工具栏上点击“提升”按钮，这个段落就和就和它的上一级段落同级了；把光标定位在一个大纲级别为1级的段落前，点击大纲工具栏上的“降低”按钮，这个段落的大纲级别就降低了一级，点击工具栏上的“降为正文”按钮，这个段落的大纲级别就变为“正文文本”了。利用这种方法，我们就不用打开对话框设置“段落”的大纲级别，非常方便。

三、用大纲级别自动生成目录

当我们拿到一篇文稿或一本书的时候总会先看一下它的目录，了解一下该书的大体内容。现在，如果文档已经设置好了大纲级别，就可以方便轻松地自动生成目录，步骤如下。

首先我们利用上面介绍的方法调整好各段落的大纲级别，接着把光标定位到文档的最前面，然后打开“插入”菜单，选择“引用→索引和目录”命令，打开“索引和目录”对话框，切换到“目录”选项卡，在预览窗口显示的目录设置是根据“样式”和“大纲级别”进行的。

点击“选项”按钮，在打开的对话框上清除“样式”复选框前面的小钩后点击“确定”，这样目录就只按大纲级别进行设置了。我们还可以给目录设置一种格式。

点击“格式”下拉列表框，选择“简单”，选中“页码右对齐”复选框，单击“制表符前导符”下拉列表框，选择圆点，最后点击“确定”，Word就在文档的最前面插入了一个目录。