word邮件合并导入资料不完整

1.word邮件合并导入资料不完整

你说“要将二者数据综合”如果我没理解错的话，应该是简单得很，只要你会用word的“邮件合并”功能。

运用“邮件合并”提高办公效率

在日常的办公过程中，我们可能有很多数据表，同时又需要根据这些数据信息制作出大量信函、信封或者是工资条。面对如此繁杂的数据，难道我们只能一个一个地复制粘贴吗？能保证过程中不出错吗？

其实，借助Word提供的一项功能强大的数据管理功能——“邮件合并”，我们完全可以轻松、准确、快速地完成这些任务。

什么是“邮件合并”

什么是“邮件合并”呢？为什么要在“合并”前加上“邮件”一词呢？

其实“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。具体地说就是在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如Excel表、Access数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率，“邮件合并”因此而得名。

显然，“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，一样可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等。

什么时候使用“邮件合并”

我们可以通过分析一些用“邮件合并”完成的任务，从而得到答案。比如我们最常用的需要批量处理的信函、工资条等文档，它们通常都具备两个规律：

一是我们需要制作的数量比较大；

二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容，比如信封上的寄信人地址和邮政编码、信函中的落款等，这些都是固定不变的内容；而收信人的地址邮编等就属于变化的内容。其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表表示。

什么是含有标题行的数据记录表呢？通常是指这样的数据表：它由字段列和记录行构成，字段列规定该列存储的信息，每条记录行存储着一个对象的相应信息。比如图1就是这样的表，其中包含的字段为“客户姓名”、“服务帐号”等。接下来的每条记录，存储着每个客户的相应信息。

邮件合并功能的实例讲解（打印工资条）

邮件合并功能是word中比较经典的应用之一，可以用来实现批量数据和文档之间的合并，下面以一个实例的形式来进行讲解（当然，必须要说明，邮件合并的功能是不止于此的）

准备工作：准备一个数据库。

我们暂用EXCEL2000做一个小的数据库，文件名为“工资表.xls”，（建议朋友们也用EXCEL来做，以充分利用它强大的计算功能和用填充句柄方便复制数据和公式）。

开始：邮件合并

数据库做好后，我们就可以用WORD2000的邮件合并了。 打开WORD2000，创建一个文档，在“工具”菜单下找到“邮件合并”并单击，出现邮件合并帮助器

下面，创建主文档

单击“创建”，出现以下菜单。单击“分类”，出现以下提示框。我们选择“活动窗口”。

接下来，选择数据源

此时邮件合并帮助器上的数据源项已经点亮，此项为可用。单击获取数据，出现下拉菜单，单击“打开数据源”。

出现数据源文件选择框，此时在文件类型处点击下拉箭头，选择MS Excel 工作簿 （*.xls），找到开始我们做的数据库文件：工资表.xls，双击或选择该文件后点击“打开”。出现提示，选择整张表格，确定

接下来，会出现一个提示框，单击“编辑主文档”。

此时，我们可看到，在WORD工具栏上多了一行工具条，即：邮件合并工具条。

将光标放在表格中“编号”下方的单元格中，单击邮件合并工具条上的“插入合并域”，出现以下选项，（这些选项来源于“工资表.xls第一行的标题），选“编号”。 我们可以看到：在“编号”下方单元格中出现了带书名号的“编号”

用同样方法，在姓名、职务、津贴……单元格下方分别插入相应合并域

此时，主控文档编辑已基本完成。

请注意：在本表格的下方应该留下两个空行，即有两个回车符，否则邮件合并后每个人的工资条是连在一起的。

接下来，点击邮件合并工具条上的“合并选项” 我们可以设置“查询选项”，以筛选我们需要的数据。这里，我们直接选择“合并”。

可以看到，主控文档上带书名号的部分已经被替换成相应数据项。（实际上是生成了一个新文件）

保存这个文件就可以了

另外，团IDC网上有许多产品团购，便宜有口碑

2.如何使用Word和Excel组合 批量打印信封

很多学校期末都都要给学生寄成绩通知单，教务处需要打印大量的信封。利用Word XP与Excel XP可以协作来批量打印信封，一起来看看吧。

1、准备阶段

(1)新建一Excel文件“新生名单”，将新生名单的各项信息导入或直接输入，如：邮政编码、通讯地址、姓名等。

(2)新建一Word文件“信封”，调用菜单“工具→信函与邮件→中文信封向导”，打开“信封制作向导”对话框（没有此功能需用Office XP源盘来安装），根据向导提示设计一个信封，设置好字体、字号.

2、调用数据

(1)在“信封”文件中，调用菜单“视图→邮件合并”，显示邮件合并工具栏，点击[打开数据源]工具按钮，按提示选择新建的Excel文件“新生名单”，选择sheet1。

(2)选择“000000”（代表邮政编码），点击邮件合并工具栏[插入域]按钮，在对话框中选择插入“邮政编码”，“000000”被“《邮政编码》”所代替。然后进行同样操作，替换“地址”、“姓名”。

(3)点击邮件合并工具栏[查看合并数据图标]按钮，会显示“新生名单”中的学生数据。

3、打印信封

点击邮件合并工具栏中的[合并到打印机]，同时对对话框进行设置，最后打印出信封。